Workflows zur Rechnungsverarbeitung


Plenus FlowManager Invoice

Plenus FlowManager Invoice senkt die Prozesskosten bei der Rechnungsverarbeitung,  indem Sie Eingangsrechnungen automatisieren.

Der FlowManager ist mit den Plenus eProcurement Lösungen, Ihrem ERP-System und Ihrer Finanzbuchhaltung integrierbar. Ergebnis ist ein durchgängiger „procure-to-pay“ Prozess: Plenus FlowManager Invoice gleicht sämtliche Eingangsrechnungen automatisch mit Ihren Bestellungen ab, automatisiert Freigaben und Buchungen und initiiert die Bezahlung.

Workflows zur Rechnungsverarbeitung

Vorteile eines Workflows für Eingangsrechnungen:

  • Entlastet Ihre Mitarbeiter von administrativen Routineaufgaben.
  • Senkt Prozesskosten.
  • Sorgt für zeitlich optimalen Rechnungsdurchlauf (Skonti und Zahlungsziele).
  • Reduziert Risiken für Fehler mit Hilfe automatischer Abläufe.
  • Schafft mehr Transparenz und Überblick.

Digitalisierter Workflow Eingangsrechnungen

Workflows für automatische Rechnungsverarbeitung (Eingangsrechnungen) - BildIhre Poststelle scannt alle Rechnungen, die sofort im Plenus FlowManager Invoice erscheinen. Der zuständige Anforderer erhält die digitalisierte Rechnung, um sie sachlich zu prüfen.

Die rechnerische Prüfung und Zahlungsfreigabe erfolg in der Buchhaltung. Dabei bucht der FlowManager die Rechnung in die Finanzbuchhaltung.

Durch die eindeutige Bestellnummer und den Zugriff auf die Stammdaten sind Kreditor, Konten und Kostenstellen eindeutig zuordenbar. Aufbewahrt wird die Rechnung in einem elektronischen Archiv.

Optionale Texterkennung

Um die Daten aus den gescannten Dokumenten automatisch einzulesen, können Sie das optionale Texterkennungsmodul FlowManager Invoice Reader (OCR-Modul, Optical Character Recognition) einsetzen. Es erkennt Bestellnummern, Lieferanten, Mengen, Preise, Liefer- und Zahlungsziele usw.

Anhand der Bestellnummer erfolgt der automatische Abgleich mit den Daten aus Ihrer Plenus eProcurement Lösung, Ihrem ERP-System und Ihrer Finanzbuchhaltung.

Prozesskosten senken, Eingangsrechnungen automatisieren

Die digitalisierten und automatisierten Abläufe senken die Prozesskosten Ihrer Rechnungsverarbeitung. Ihre Mitarbeiter reichen keine Papierrechnungen mehr weiter. Niemand muss mehr Papier stempeln, beschriften, transportieren und aufwendig ablegen.

Transparenz und Überblick

Durch den lückenlosen elektronischen Workflow ist der Status jeder Rechnung schnell abrufbar, zum Beispiel bei Rückfragen durch den Lieferanten.

Bearbeitungsstände und Fälligkeiten lassen sich mit Hilfe eines Cockpits mit Ampelsystem komfortabel überwachen. Im Handumdrehen optimieren Sie die Liquiditätsplanung, Ihr Unternehmen nutzt Skonti und Zahlungsziele optimal aus.

Plenus FlowManager Invoice macht den Unterschied:

Automatische Rechnungsverarbeitung
Administrative Aufgaben automatisieren und beschleunigen
Kosten und Fehler reduzieren, Transparenz verbessern

  • Automatische Rechnungsverarbeitung:
    Für alle Eingangsrechnungen automatisch und elektronisch
  • Flexible Workflows:
    Frei definierbare Bearbeitungsregeln, abhängig z.B. von Art und Höhe der Rechnung
  • Schlanke Lösung:
    Anwendung läuft im Browser
  • Easy to use:
    Intuitiv bedienbar, kurze PDF-Anleitung genügt
  • Flexibler Betrieb:
    Auf Ihrem Server installierbar oder als Service aus der Cloud
  • eProcurememt Integration:
    Mit Plenus Business Procure Desktop und Plenus Business Procure Projects
  • ERP- und FiBu-Integration:
    Vorkonfigurierte Schnittstellen u.a. für SAP, Infor und Datev
  • Elektronisches Archiv:
    Integriertes oder externes Archiv oder DMS (z.B. d.velop, DocuWare, Easy, Saperion usw.)
  • Texterkennung:
    Optionales OCR-Modul für vollautomatischen „procure-to-pay“ Prozess
  • Integriertes Reporting:
    Kennzahlen und KPI auf Knopfdruck
  • Flexible Lizenzmodelle:
    Named Users, Floating Lizenzen (Concurrent Users), Bezahlung nach Nutzungsvolumen

Das sagen unsere zufriedenen Kunden

Kita|Concept GmbH, Wuppertal

Mit Plenus können wir als Träger betriebsnaher Kinderbetreuungseinrichtungen die Anforderungen und Lieferscheine unserer bundesweit verteilten...

(Oliver Schweer, Geschäftsführer Einkauf und Finanzen)

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(Georg Tremml, Leiter kaufmännische Abwicklung Großanlagenbau)

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